Come delegare con efficacia, la guida definitiva

Ti capita mai di sentirti pericolosamente sovraccarico e sommerso da un fiume ininterrotto di questioni “urgenti” di ogni tipo portate alla tua attenzione dai tuoi collaboratori mentre cerchi di gestire la tua azienda?

Se la risposta è “sì” non preoccuparti, non sei il solo.

Stando a una recente ricerca svolta da Deloitte su un bacino di 2500 aziende in 90 paesi, ben due impiegati su tre dichiarano di sentirsi allo stesso modo mentre sono al lavoro.

Non c’è quindi da stupirsi che, per imprenditori e manager in particolare, questo problema sia ancora più diffuso e pressante.

Come imprenditore infatti, il successo dell’azienda è una tua diretta responsabilità, e questo senza neppure contare la differenza della posta in gioco rispetto ai tuoi dipendenti.

Senza dubbio, infatti, avrai investito molte risorse per poter realizzare e portare avanti il tuo business: ciò implica che, rispetto ai tuoi collaboratori, avrai maggiori vantaggi economici in caso di successo ma allo stesso tempo rischierai di subire danni ingenti nell’eventualità di un fallimento.

Non stupisce quindi che spesso siano proprio i proprietari a farsi carico della maggior parte delle questioni problematiche.

Secondo un’indagine analizzata da Andrew Blackman di business.tutplus.com, “ricoprire molteplici ruoli all’interno della propria organizzazione è la sfida numero uno affrontata dagli imprenditori”.

Non è infatti un caso che il 44% degli imprenditori intervistati nel corso di un sondaggio eVoice ha dichiarato di ricoprire 5 o più ruoli all’interno della propria azienda.

La soluzione a questo problema sta nel riuscire a delegare compiti e incombenze con maggiore efficacia, in modo da poter trascorrere meno tempo a occuparsi dei dettagli urgenti e più tempo a prendere decisioni strategiche importanti.

Neanche a dirlo, però, nella pratica riuscirci non è facile come sembra: potresti aver bisogno di assumere del personale extra, e ciò implica spese maggiori. E se poi nella fretta inserisci le persone sbagliate, o se semplicemente affidi loro incarichi per cui non sono pronte, finirai per trovarti alle prese anche con problemi ancora maggiori.

Ci sono infatti alcuni incarichi chiave che semplicemente non dovresti delegare ad altri.

Ecco perché, in questo tutorial, vedremo come e quali sono i compiti da delegare con sicurezza ai tuoi collaboratori (o consulenti esterni) e quali sono invece quelli che dovresti svolgere autonomamente.

1. Stabilisci le tue priorità

Comincia col prendere un foglio di carta.

Ora, lascia perdere tutte le cose che stai già facendo, e pensa a quale dovrebbe essere il mix ideale di compiti che dovresti svolgere: se potessi fare tabula rasa e ricominciare da zero, come vorresti impiegare il tuo tempo?

Non preoccuparti della situazione attuale, visualizza e descrivi una situazione ideale focalizzandoti sulla visione generale di ciò che vorresti fare a cui preferiresti dedicarti piuttosto che ai singoli compiti specifici.

In una settimana tipica (o mese, a seconda di quale sia il periodo che preferisci pianificare), quanto tempo vorresti idealmente trascorrere su ognuna di queste attività?

Ad esempio, se gestissi una piccola azienda software, la tua combinazione potrebbe essere del tipo:

– Pianificazione e strategia (30%)
– Networking e individuazione di nuove opportunità di business (30%)
– Analizzare le performance dei tuoi collaboratori (15%)
– Attività marketing (15%)
Amministrazione e contabilità (5%)
– E-mail (5%)

Inventa liberamente nuove categorie che più si adattino alla tua impresa, e pensa a come potresti dedicartici per migliorare il tuo business.

2. Monitora il tuo tempo

Una volta che hai definito la tua situazione ideale, è ora di fare i conti con la realtà. Potresti anche pensare di aver già individuato il mix perfetto, ma prova a tenere effettivamente il conto delle ore e minuti che dedichi alle tue attività e avere qualche sorpresa.

Per una settimana, tieni traccia di come impieghi il tuo tempo. Per farlo, puoi provare ad usare un’app o un software (anche gratuiti), come ad esempio Toggl o Harvest… vanno bene anche carta e penna, se ti trovi meglio!

Ogni volta che inizi un nuovo compito, prendi nota di quando inizi e di quando finisci. Paradossalmente, potrebbe sembrare una perdita di tempo, ma ricorda: è solo per una settimana. L’obiettivo è costruire un’immagine più chiara di come stanno effettivamente le cose, in modo da poter iniziare a scivolare verso un utilizzo del tempo più efficace.

Con riferimento all’esempio di prima, potresti scoprire che il modo in cui effettivamente impieghi il tuo tempo assomiglia a questo:

– Correggere bug nei tuoi software (30%)
Amministrazione e contabilità (20%)
– E-mail (20%)
– Scrivere per il blog aziendale (10%)
– Coltivare la tua immagine sui social network (10%)
– Analizzare le performance dei tuoi collaboratori (5%)
– Attività marketing (5%)

…e ciò non andrebbe bene, in quanto staresti trascorrendo fin troppo tempo in attività operative che non da sole non ti permetterebbero di migliorare la situazione del tuo business.

Come fare quindi a spostarsi verso la situazione ideale?
Continua a leggere…

3. Cosa delegare

Ora dovresti avere due liste: una ideale, l’altra reale. Confrontale, e scopri cosa potresti lasciare indietro e su cosa invece dovresti concentrarti. Poi, comincia a prendere le singole attività e le persone a cui potresti assegnarle.

Quali sono le cose che dovresti delegare?


Minuzie amministrative

 

Ci sono alcune attività che, in ogni contesto, si prestano particolarmente ad essere delegati. Compiti amministrativi di routine, per esempio, che non permettono al tuo business di migliorare e che non richiedono la tua attenzione.

E’ chiaro che sono importanti, ma non è necessario che sia tu ad occupartene personalmente. Nel caso non avessi personale disponibile, o se il tuo budget fosse già abbastanza tirato, potresti prendere in considerazione degli assistenti virtuali.

In questo modo guadagneresti immediatamente una maggiore flessibilità e potresti assegnare incarichi ad un costo minore rispetto a quello di un nuovo collaboratore full-time.

Certo, è necessario prendere con le pinze ciò che si trova in siti come Elance e Upwork, ma ricorda che con utilizzando canali simili puoi entrare in contatto con un sacco di specialisti qualificati.

Puoi anche provare a dare un’occhiata a siti come Zitrual, che in particolare si specializza nel fornire alle aziende assistenti virutali statunitensi estremamente validi.

Approvazioni

 

La tipica attività in grado di divorare spietatamente il tempo di un imprenditore è quella di controllare e approvare molte delle cose che i suoi collaboratori hanno già fatto.

Se sai di aver assunto persone abili e di cui fidarsi, non dovresti aver bisogno di tenere costantemente d’occhio il loro operato: lascia che i tuoi commerciali mantengano attive le comunicazioni con clienti attivi e potenziali e che il tuo ufficio marketing si occupi di blog e social media.

Quando un compito specifico rientra nella sfera professionale di qualcun altro, non dovresti metterci mano a meno che non si presenti una situazione particolarmente critica o delicata tale da influenzare sensibilmente la tua azienda.

Cose che non sai fare bene

 

Gestire un’azienda implica avere a che fare con un sacco di attività che probabilmente non sono il tuo forte. Fai in modo di delegarne il maggior numero possibile.

Non si mette in dubbio che tu possa progettare e realizzare un sito web o seguire le attività contabili quotidiane, ma quanto tempo avresti bisogno per farlo bene?

E’ chiaro che assumere qualcuno che lo faccia per te è una spesa, ma con il tempo che guadagnerai nel farlo potrai occuparti di cose molto più importanti per il tuo business.

Cose che sai fare bene, ma per le quali hai già assunto qualcuno

Tornando all’esempio della nostra azienda software preferita, recentemente il suo CEO ha scoperto di trascorrere il 30% del proprio tempo a scovare e correggere bug nascosti nel codice di programmazione.

Se ha avviato questo tipo di attività, molto probabilmente è perfettamente in grado di programmare e migliorare i suoi software, ma il gioco vale la candela? Presupponendo che nella sua impresa che si occupa di software sia effettivamente presenti dei programmatori, la risposta è “no”.

Eppure, una delle cose che capitano più spesso è che gli imprenditori si buttino a capofitto a svolgere incarichi minori di cui però sono esperti, al grido di: “Tanto vale che me ne occupi io, è più facile e veloce”.

Come risultato, quegli imprenditori si trovano ad avere meno tempo a disposizione e a sottrarre responsabilità alla persona che hanno assunto per svolgere quelle incombenze.

Ovvero: anche se nel breve periodo potrebbe effettivamente essere più facile e veloce occuparti tu stesso di tutta una serie di cose, da una prospettiva a lungo periodo è meglio lasciare che se ne occupino i tuoi collaboratori, anche a costo di trascorrere un po’ di tempo per insegnare loro come fare.

4. Come delegare

Occhio!

Se non lo si fa con criterio, delegare può in realtà creare problemi invece di risolverli, in quanto si rischia di passare molto più tempo a correggere gli errori compiuti dagli altri e a chiarire i fraintendimenti che si sono venuti a creare rispetto a quello che pensavi di aver guadagnato.

E dunque:

Scegli con attenzione

 

Se affidi le attività giuste ai collaboratori sbagliati, potresti incorrere nel cosiddetto “effetto boomerang”: deleghi un sacco di compiti, che poi finiscono puntualmente per tornare dritti sulla tua scrivania in quanto le persone a cui li hai assegnati non erano in grado di portarli a termine.

Per evitare questo fenomeno, fai in modo di gestire con criterio le tue risorse: se coloro a cui affidi gli incarichi sono già sovraccarichi di lavoro, quei compiti non verranno svolti (o comunque non verranno svolti in modo soddisfacente).

Non perdere di vista i carichi di lavoro dei tuoi collaboratori, e tieniti pronto a reclutare qualcun altro qualora fosse necessario. Tieni inoltre in considerazione i punti di forza e di debolezza delle persone a cui stai delegando le cose, in modo da assicurarti che siano in grado di portarle a termine.

Fornisci istruzioni chiare e supporta i tuoi collaboratori

 

Una fase cruciale della delega efficace è riuscire a fornire istruzioni chiare.

Comincia col chiarire cosa intendi ottenere con la delega e quanto spazio di manovra dal punto di vista decisionale avrà a disposizione il tuo collaboratore.

Spiega quali sono le risorse a disposizione e informati se ci sia qualcosa in particolare di cui possa aver bisogno.

Fai in modo di stabilire delle milestone lungo il percorso e fatti fornire dei report costanti, in modo da assicurarti che tutto proceda come da piano. E ricordati di complimentarti e fornire feedback positivi man mano che il lavoro progredisce, e naturalmente quando approda ad una conclusione soddisfacente.

… e abbi fiducia nei tuoi collaboratori

 

Nonostante sia importante che come imprenditore tu sia coinvolto e fornisca supporto, non cadere nella trappola della microgestione.

Delega l’obiettivo, non la procedura.

Evidenzia i risultati desiderati, non la metodologia.

Definisci cosa dovrebbe essere fatto e entro quando dovrebbe essere svolto.

E una volta stabilito tutto questo, lascia che sia il collaboratore a raggiungere quei risultati. Naturalmente avrai il tuo metodo personale di lavoro, ma delegare qualcosa implica rinunciare al controllo sui dettagli. Fatti da parte, e lascia che se ne occupino i tuoi collaboratori.

5. Cosa non delegare

Ci sono però alcune cose che un imprenditore non dovrebbe mai delegare ad altri.
Vediamo quali:

 

Tenere sotto controllo la situazione finanziaria

 

Come si è visto, le singole attività contabili possono essere delegate o date in outsourcing. Detto questo, dovresti sempre avere una chiara visione della situazione finanziaria della tua azienda e una previsione di come le cose dovrebbero procedere nel corso dell’anno.

Monitorare regolarmente le tue finanze e conoscere in quale stato si trovano è un’attività semplicemente indelegabile. Fatti aiutare con i dettagli, naturalmente, ma assicurati di avere sempre ben chiara la situazione generale.

Assumere collaboratori chiave

 

La vita di un’azienda dipende da coloro che vi operano. Man mano che la tua azienda diventa più grande, molto probabilmente delegherai molti dei compiti di ricerca del personale al responsabile risorse umane.

Ma se si tratta di personale chiave, conviene farsi coinvolgere. Lo stesso Steve Jobs era farsi accompagnare da molti potenziali dipendenti a fare delle lunghe passeggiate intorno a Palo Alto per aver modo di conoscerli meglio e giudicare quanto potessero essere adatti. In seguito, anche Mark Zuckerberg ha cominciato ad adottare lo stesso approccio.

Gestire crisi

 

E così, il tuo database clienti è stato hackerato, e potenzialmente ciò ha compromesso le password e i dati relativi alla situazione finanziaria della tua azienda. L’ultima versione del tuo software di punta è piena di bug. Il tuo responsabile risorse umane è stato querelato per molestie.

Tutte queste sono minacce molto pericolose per la reputazione della tua azienda, e necessitano della tua piena attenzione. Certo, puoi permetterti di delegare singole attività come preparare comunicati stampa e seguire le lamentele dei clienti, ma dovrai comunque gestire personalmente la crisi nella sua interezza.

Ricorda solo che non ogni “crisi” è effettivamente critica per la tua azienda: ci sono delle cose di cui può occuparsi la tua squadra senza bisogno del tuo aiuto. Ma se è necessario risolvere vera crisi, non delegare ma occupatene tu stesso.

Passi successivi

 

Tirando le somme, abbiamo visto come identificare quali sono le attività da delegare e come farlo con efficacia. Ora, è il momento di prendere in mano la situazione.

Occupati di quella famosa lista di cui si è parlato al punto 1, sul come pensi che dovresti impiegare il tuo tempo, e poi tieni traccia delle tue attività per una settimana.

Confronta le due liste così create e individua i compiti da delegare, usando i consigli di questo tutorial.

Potresti non raggiungere mai la tua “situazione ideale”: ci sono sempre dei compromessi a cui bisogna scendere ed eventi inaspettati da gestire.

Una cosa però è certa: con un pizzico di pianificazione e un po’ di deleghe ben ragionate, riuscirai a riappropriarti di un bel po’ di tempo prezioso che potrai usare per occuparti di questioni in grado di far migliorare sensibilmente il tuo business.

 

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