Perchè il tuo team non utilizza il software gestionale?

Bentornati sul blog di Osm1816!

Oggi affrontiamo il “difficile rapporto” tra i team creativi e l’uso di un gestionale per il project management, prendendo spunto da un articolo pubblicato sul blog di wrike.com.

 Dopo mesi trascorsi ad affannarsi per portare progetti a termine all’ultimo momento, perdendo ore a cercare feedback sepolti nella vostra mail e mancando pure alcune scadenze, ce l’avete fatta. Qualcosa – lo capirete anche da voi, deve cambiare.

Da bravi problem solver quali siete, avete anche trovato una soluzione: un software di project management. Questa tipologia di sistema snellisce i progetti, stimola alla collaborazione tra colleghi e vi aiuta a gestire i progetti creativi. Dopo aver analizzato decine di piattaforme diverse per trovare quella giusta per voi – e aver speso un po’ di soldini e tempo per provarle – c’è un ultimo problema: nessuno le utilizza.

Non preoccupatevi! Non siete soli. Una ricerca recente condotta da HubSpot ha fatto emergere che l’80% delle agenzie creative utilizza un software di project management. Ad ogni modo:

  • il 47% non fa una pianificazione delle risorse;
  • il 42% non traccia i progressi dello staff;
  • il 15% non è capace di rispettare le scadenze.

 

Morale della favola? Questi team creativi potranno anche utilizzare un software di project management, ma probabilmente non lo usano al massimo delle sue potenzialità. Ecco, allora, cinque ragioni per cui il tuo team non utilizza come dovrebbe il software di project management e cosa si può fare per aumentare l’interesse verso di esso.

 

  1. Il processo creativo è troppo complicato.

I progetti creativi dovrebbero rendere i team più efficienti, ma possono diventare facilmente un peso. Rendeteli di un livello troppo alto e non avrete più le informazioni necessarie per lavorare concretamente. Risultato? Un susseguirsi di telefonate, riunioni dove ci si arrovella il cervello. D’altra parte, però, quando un lavoro richiede troppi dettagli e attenzioni, i richiedenti non riescono a rispettarle.

Quando i progetti non sono più utili, i team ritornano alle vecchie abitudini di comunicazione e soddisfazione delle richieste tramite email e simili. Il vostro team creative non utilizzerà una piattaforma di questa tipologia se i loro clienti non fanno lo stesso.

La soluzione: c’è una linea sottile tra ciò che facile e ciò che è utile e il vostro sofware di project management dovrebbe darvi la possibilità di costruire progetti che funzionino e che siano “lavorabili”, non che vi creino problemi.

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  1. È solo uno strumento tra i tanti che possono utilizzare.

Oggi ci sono strumenti per qualsiasi cosa – dalle chat alle email, fino alla visualizzazione dei dati. Di media, i professionisti del marketing utilizzano circa 12 strumenti per destreggiarsi tra campagne e dati vari. Il tempo trascorso a trasferire informazioni e passaggi da un software all’altro si addiziona: questa “danza” tra un tool e l’altro costa circa il 40% del tempo di un lavoratore.

Il vostro team creativo ha a disposizione tantissimi strumenti, sui quali fa affidamento ogni giorno. Aggiungere il project management al loro kit di strumenti può sembrare un “problema” in più da aggiungere alla durata del processo creative – ma non deve necessariamente essere così.

La soluzione: scegliete una piattaforma di project management che centralizza questi pezzi del “puzzle” creativo e si integra coi programmi che il vostro staff sta già utilizzando.

  1. Lo staff non lavora come vorrebbe

Le informazioni dovrebbero essere organizzate in 5 modi chiave secondo il graphic designer, architetto e creatore di TED Richard Saul Wurman. Questi modi sono: location, alfabeto, tempo, categoria, gerarchia.

Questo concetto, conosciuto con l’acronimo inglese LATCH (location, alphabet, time, category, hierarchy) e va di pari passo con l’idea che differenti strutture di data management funzionino meglio per differenti gruppi di dati. E, similmente, il vostro team processa differenti informazioni in modi non simili. Forzarlo a lavorare nella stessa maniera per tutti i progetti è la giusta strada da imboccare per raggiungere il fallimento in breve tempo.

Per dirla in altre parole, non tutti sono capaci di eseguire dei compiti e seguire i foglio elettronici. Se la vostra piattaforma di project management non vi fornisce uno spazio di lavoro flessibile, potrebbe essere difficile e poco appetibile da utilizzare.

La soluzione: il tool di project management dovrebbe essere flessibile abbastanza da incontrare i vostri bisogni, fornendovi allo stesso tempo la visualizzazione delle informazioni nella maniera più intuitiva e comoda possibile. Scegliete una piattaforma che utilizzi più modalità di visualizzazione: ciò permette a tutti di utilizzarla al meglio e senza fraintendimenti. Una struttura personalizzabile per gestire task e progetti è un altro modo in cui si può supportare sia i progetti, sia chi se ne occupa.

Per scoprire gli ultimi 2 consigli per gestire al meglio i vostri progetti ecco dove poter leggere la seconda parte del nostro articolo.

Se invece siete curiosi e volete sapere come gestire al meglio un team creativo attraverso strumenti avanzati come Wrike, contattate Osm 1816 per una consulenza gratuita e iniziate la vostra prova gratuita cliccando sul banner qui sotto!
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