Oggi sul blog di Osm1816 affrontiamo un argomento cruciale per ogni azienda: la produttività. Essere in grado di monitorare la produttività dei dipendenti può essere un ottimo modo per organizzare la tua azienda, delegare compiti in serenità e crescere. Ne parliamo grazie al supporto di un articolo letto su business.com.

Esistono diversi tipi di produttività

Apriamo l’argomento partendo dalle basi: cosa si intende per produttività? A seconda dell’interlocutore, scopriremo che la definizione di produttività può avere interpretazioni diverse. Eccone alcune.

Impiego del tempo. Ti sei mai chiesto cosa fanno i tuoi dipendenti durante l’arco della giornata lavorativa? Di norma, essi sono impegnati 8 ore al giorno per 5 giorni alla settimana. Ma il loro tempo è davvero utilizzato nel modo giusto? Se nell’arco delle 8 ore trascorrono troppo tempo a rispondere alle email o perdono tempo sui social, è evidente che c’è un problema di produttività che va risolto.

Bottom-line di produzione. Un altro metodo per misurare il livello di produttività potrebbe ricadere sul calcolo della produzione effettiva di risultati o profitti tangibili – quindi valutare i dipendenti in base ai risultati che “portano a casa”.

Efficienza dei dipendenti.Un ultimo approccio alla definizione della produttività si basa sull’ efficienza dei dipendenti. Si tratta di valutare le attività e i compiti che sono stati in grado di portare a termine in un determinato lasso di tempo.

Non importa quale sia il metodo che di solito utilizzi o preferisci: riflettere sulla produttività della tua azienda è una priorità, trovare delle strategie per migliorarla è un dovere.

Prima di proseguire con qualche consiglio utile per misurare la produttività dei tuoi dipendenti, ci sono dei punti importanti da tenere in considerazione.

  • Non concentrarti solo sulla valutazione del singolo o solo sulla valutazione del team. Lasciare da parte uno dei due potrebbe significare non vedere alcuni problemi che vanno ad intaccare la produttività aziendale. Cerca di effettuare dei controlli sia sui singoli, sia sul gruppo.
  • In base a ciò che vedi, stila dei report (che siano settimanali, mensili, trimestrali lo deciderai in base alla grandezza della tua azienda). E’ necessario tenere traccia dei comportamenti e dei cambiamenti per migliorare la produttività.
  • Accanto ai report, considera degli eventuali costi che sostengano questa volontà di aumento della produttività, come l’acquisto di software, app, dispositivi, eccetera.
  • Per dare il via ad un cambiamento nell’azienda c’è bisogno di fissare degli obiettivi. Decidi qual è il tuo (ad esempio: ridurre le attività che fanno perdere tempo del 10% in un mese) e cerca di mettere in atto tutte le strategie possibili per migliorare.

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Fatte queste premesse, ecco qualche consiglio su come monitorare il lavoro dei tuoi dipendenti e lavorare sui punti forti e quelli deboli della produttività aziendale.

Monitora l’attività di posta elettronica dei tuoi dipendenti.Accade spesso che i dipendenti passino molto tempo sulla loro posta elettronica. Monitorarla può darti non solo un’idea del loro carico di lavoro, ma anche osservare quali sono i punti critici e cosa fa perdere loro del tempo prezioso.

Utilizza un software di project management. Grazie ai tanti software di project management oggi disponibili, aumentare la produttività e sprecare meno tempo è possibile. Questi software, infatti, permettono di creare progetti, task e sotto-attività che possono essere assegnati ai dipendenti; favoriscono una migliore organizzazione interna e puoi facilmente osservare il carico di lavoro (e l’impegno nel portarlo a termine) di tutti.

Incoraggia i dipendenti a segnalare mancanza di compiti da svolgere. Nella normale suddivisione dei compiti in un’azienda, può succedere che un dipendente si ritrovi con meno cose da fare. Incoraggia il tuo personale a segnalare il fatto che abbia poco lavoro da svolgere e che, eventualmente, sarebbe disposto ad occuparsi anche di altro. Premia coloro che lo fanno!

Sii equilibrato nel distribuire i compiti. La produttività si misura meglio se si è poi capaci di suddividere in egual modo le attività tra chi deve svolgerle. Cerca di essere equilibrato nell’assegnare una mole di lavoro equa ai tuoi collaboratori: avrai fatto la cosa giusta.

Essere in grado di tenere sotto controllo la produttività nella tua azienda è molto importante, specialmente nel momento storico che stiamo vivendo.

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