Produttività una questione di metodo

Bentornati sul blog di Osm1816 e al consueto appuntamento con le nostre news, il tema di questa settimana è la produttività. In particolare, l’importanza di farla crescere attraverso l’adozione di processi efficaci. Spesso si pensa che la produttività dipenda dalle persone, dai dipendenti e dal modo più idoneo di gestire il nostro e il loro tempo, piuttosto che dai criteri organizzativi.
Come ben sappiamo, sono molte le teorie su come migliorare la produttività attraverso la gestione del tempo. Tuttavia crediamo sia importante chiedersi se la crescita della produttività dipenda dai metodi che impieghiamo piuttosto che dalle persone con cui lavoriamo.
Un’ipotesi di lavoro che trova conferma negli studi dello statistico W. Edwards Deming. Secondo le sue ricerche il 94% dei problemi hanno origine dai sistemi che l’impresa impiega, non dalle persone che in essa lavorano. Grazie ai contributi di pensiero offerti da un interessante articolo pubblicato da su hbr.org ragioniamo insieme sulle modalità che possono aiutare la crescita della produttività.

Primo suggerimento per la produttività: rivedere i criteri dei meeting

L’obiettivo? Andare veloci al cuore del problema per risolverlo senza perdite di tempo. Studiando la realtà di molte grandi imprese è possibile notare come gli incontri e le riunioni seguano una logica stringente. Nel corso della giornata le prime riunioni vedono coinvolte le persone che svolgono direttamente mansioni operative; solo in un secondo momento i meeting vedono coinvolti livelli gerarchici superiori (manager e team esecutivi). In tal modo difficoltà e problemi vengono affrontati a livello più basso possibile. Se non risolto, il problema viene affidato ad un livello competenza più alto. Questa modalità organizzativa semplifica e velocizza il processo decisionale grazie al miglioramento della comunicazione tra dipendenti. Importante: in questo modo la produttività cresce, perché si evita di perdere tempo a scrivere (e leggere) decine di mail e ci si concentra su questioni di maggior rilevanza.

Secondo suggerimento: rendere visibili le attività

Se non si vede… non esiste! L’invisibilità – la mancata condivisione di idee e informazioni – è uno dei nemici della produttività. Troppo spesso le persone lavorano a “compartimenti chiusi”, rendendo di fatto invisibile agli altri ciò che stanno facendo. Esistono software facili da usare – come ad esempio Trello, Asana – utilissimi per dare visibilità al compito che si sta svolgendo. Se è importante condividere cosa si sta facendo al lavoro, altrettanto importante è far conoscere i propri momenti liberi. Leslie Perlow insegna alla Harvard Business School. A suo avviso è fondamentale informare anche riguardo al proprio tempo libero. Far sapere che in determinati momenti si è disconnessi da mail, chat e software professionali fa crescere il benessere. La ragione è semplice e intuitiva: se è importante informare gli altri su cosa si sta lavorando, lo è altrettanto il comunicare il valore della qualità della propria vita. La conclusione è che godere del tempo libero non compromette le prestazioni professionali; al contrario, dare visibilità a questi momenti permette alle persone dell’azienda di rendersi conto di come sia utile prendersi cura di sé.

Terzo suggerimento: segnali di attenzione

Impariamo ad emettere segnali. Impariamo da Batman. Ricordate il suo segnale, il bat-segnale che appare nei momenti di difficoltà, quando qualcosa di minaccioso sta per accadere? Il simbolo del pipistrello proiettato nel buio diventa il messaggio di allarme e attenzione. Tutte le imprese dovrebbero dotarsi di un proprio “segnale” prestabilito: canali di comunicazione progettati per affrontare e risolvere situazioni contingenti di difficoltà se non di vera e propria emergenza. Senza un’adeguata organizzazione – un “chi fa cosa” pianificato – nelle situazioni di difficoltà sarà la confusione e il caos a regnare, con tutto quello che la cosa comporta. Inutile dire che a farne le spese è la produttività. È quindi indispensabile dotarsi di “segnali organizzativi” semplici e chiari che aiutano ad affrontare e gestire le crisi in azienda.

Quarto ed ultimo suggerimento per la produttività: delegare la giusta autorità

Purtroppo, assai spesso chi è responsabile di una attività operativa è privo dell’autorità necessaria per prendere decisioni che riguardano i risultati del proprio lavoro. Una realtà che genera frustrazione, demotivazione, stress. La soluzione è semplice: si tratta di affidare a chi si occupa di una determinata attività la “giusta” autorità. In tal modo si eviterà di scrivere un numero infinito di mail e di sprecare il tempo in riunioni che dilatano la scelta di soluzioni che potrebbero essere prese presto e bene. Inutile negarlo: questo approccio basato sulla delega non è privo di rischi. Ci vorrà un po’ di tempo per armonizzarlo dal punto di vista organizzativo. Ma è un eccellente esempio di come si possa conseguire due obiettivi: motivare i dipendenti dando loro fiducia ed aumentare la produttività in azienda.

Vuoi saperne di più su come sviluppare un metodo organizzativo che includa le tue persone e faccia crescere la produttività della tua azienda? Contattaci senza impegno, noi siamo qui.

Tagged with: HR, osm1816, produttività, risorse umane